Déroulement de la journée

Les descriptions ci-dessous présentent la manière dont nous avons organisé Biblio Remix à Rennes en juin 2013. Cette recette ne propose donc qu’une seule possibilité parmi les nombreuses façons d’organiser cet évènement.

La session de juin 2013 à Rennes s’est déroulée dans la bibliothèque de l’EESAB (Ecole des Beaux-Arts). Elle était composée de trois jours (vendredi, samedi, dimanche), chacun avec des participants différents pour la journée (10h à 18h).

Préparation de la salle et du matériel

Avant le jour J et chaque matin de 9h30 à 10h.

Installation de la salle : trois îlots de tables pour les trois équipes. Mise à disposition du matériel et des boissons, gâteaux sur des tables différentes. Préparation de grandes feuilles de papier et de stylos sur les tables des équipes. Un cercle de chaises dans l’espace principal pour le début de la session.

Arrivée des participants et présentation

De 9h45 à 10h30.

Les participants pouvaient récupérer leurs badges et boire un café en attendant que tout le monde soit arrivé.

Une fois tout le monde présent et en cercle, nous avons commencé par un petit jeu pour se présenter : chaque personne donnait son nom, faisait un geste repris par les autres, puis improvisait une phrase commençant par “ma bibliothèque idéale, c’est…”

Nous avons ensuite rapidement présenté Biblio Remix et ce qui allait se passer durant la journée.

Brainstorming

De 10h30 à 11h45.

Nous avons commencé par un exercice d’échauffement, pour mettre les cerveaux en situation de créativité: les participants devaient se faire passer un objet de main en main tout en disant un mot qui leur venait à l’esprit, en réaction au mot dit par le précédent. Lors d’un deuxième tour, nous leur avons demandé de donner des mots “pas politiquement correct”, pour sortir un peu du cadre et libérer l’imagination.

La collecte d’idées est une phase majeure de l’évènement : il faut que chacun puisse s’exprimer, que les idées aient le temps de venir, en rebondissant sur les idées précédemment dites. Les participants ont également besoin d’une phase de “purge”, c’est à dire de sortir les idées banales, bateau, déjà-vues, avant de commencer à être innovants.

Les participants ont donc été invités à écrire des idées sur des post-it, tout en les lisant à voix haute et en discutant entre eux. Les animateurs se chargeaient de collecter les notes et de les afficher sur les tableaux.

Nous avons ainsi fait plusieurs tours, en expérimentant des consignes différentes : noter un truc que l’on déteste en bibliothèque, choisir une idée déjà présente sur le tableau et la remixer pour sortir trois autres idées…

Nous avons insisté sur le fait de ne pas juger, ni ses idées ni celles des autres.

Nous avons recueilli environ 150 post-it en un peu plus d’une heure.

Vote et constitution des équipes

De 11h45 à 12h.

Après une pause café, nous avons proposé aux participants de voter pour leurs idées préférées. Pour cela, nous leur avons remis à chacun trois gommettes, à venir coller sur les post-it de leur choix.

Une fois cela fait pour chacun, nous avons repéré les idées les plus appréciées (3 idées le jour où il y avait 15 participants, seulement 2 le jour où il n’y en avait que 7).

Nous avons expliqué que nous souhaitions avoir des équipes variées en terme de compétences et homogènes en terme de nombre.

Nous avons posé sur le sol les post-it correspondant aux idées sélectionnées, et invité les participants à choisir une équipe. Les participants possédaient un badge avec des logos colorés indiquant leurs compétences. Les participants ont déposé leur badge près de l’idée choisie, et quelques changements ont été fait pour harmoniser la constitution des équipes.

Les équipes ont ensuite été invités à rejoindre une table pour commencer à travailler.

Exploration de l’idée

De 12h à 14h30.

Les participants devaient réfléchir au contexte de leur projet, qui, pourquoi, quel problème, quel besoin… Un reporter était désigné dans chaque équipe pour réaliser la documentation, c’est à dire noter toutes les idées et réflexions. Nous leur avons proposé de travailler collaborativement sur un document partagé ou pad (framapad ou autre).

Repas

De 12h45 à 14h.

Le repas ne pouvait pas être fourni par l’organisation. Afin de continuer à discuter et partager, nous avons proposé aux participants de manger tous ensemble un sandwich ou autre, dans un endroit convivial et proche de la bibliothèque (le cloître de l’école).

Définition de l’idée

De 14h à 15h30.

Les participants structurent leur idée : comment ça marche ? De quoi a-t-on besoin ? Ils sont invités à commencer à produire des éléments visuels (dessins, schémas) et à préparer une petite présentation pour le point d’étape.

Point d’étape

De 15h30 à 16h.

Devant les autres équipes, les participants présentent l’état d’avancement de leur projet en 3 minutes, suivies des questions et remarques du public. Ce moment a permis de faire émerger des critiques objectives et constructives.

Scénarisation de l’idée

De 16h à 17h30.

Les participants étaient invités à produire des éléments visuels autour de leur idée (schémas, maquettes, voire prototypes), et à inventer un rapide scénario d’usage autour de leur dispositif : imaginer une ou plusieurs personnes qui entrent dans la bibliothèque et… que se passe-t-il ?

A 17h15, les animateurs incitaient les participants à terminer leurs prototypes, et se préparer pour la restitution.

Restitution

Devant les autres équipes, les autres participants ont présenté leurs projets, les constructions ou maquettes réalisées, et ont mis en scène leur scénario d’usage (5 à 10 minutes, plus questions).

Fin de la journée

Après un tour de table ou chacun exprime ce qu’il a noté et apprécié durant la journée, les participants peuvent quitter les lieux. Les organisateurs ont conservé les travaux réalisés et collecté la documentation écrite par chaque équipe.

Après le départ des participants, les animateurs ont fait un rapide debriefing pour savoir ce qui avait bien fonctionné, moins bien fonctionné, et modifier certains détails pour la session du lendemain.

1 – Présentation du projet 2 – La recette rapide 3 – Avant l’évènement

4 – Déroulement de la journée 5 – Après l’évènement 6 – Ressources