Avant l’évènement

Les descriptions ci-dessous présentent la manière dont nous avons organisé Biblio Remix à Rennes en juin 2013. Cette recette ne propose donc qu’une seule possibilité parmi les nombreuses façons d’organiser cet évènement.

Le lieu

L’idéal est de s’installer dans une bibliothèque : cela permet à la fois d’être plus imprégné du lieu que l’on veut remixer (même si les idées proposées ne portent pas sur cette bibliothèque en particulier), et d’avoir sur place un grand nombre de ressources (documents, professionnels), et de pouvoir mettre en scène les concepts directement dans la bibliothèque.

Le lieu doit disposer à la fois d’un grand espace pour réunir tous les participants au même endroit, en cercle pour pouvoir se voir et se parler, et de plusieurs espaces pour le travail en équipe. Il n’est pas nécessaire que ces espaces soient séparés par des cloisons, au contraire, mais il faut quand même que le bruit des uns ne gène pas les autres.

Le lieu doit bien sûr être équipé de chaises et tables en nombre suffisant.

Enfin, il est impératif de disposer d’une connexion Internet stable et ouverte, afin que les participants puissent faire des recherches, écrire ensemble sur un document partagé en ligne, et partager/live-tweeter l’évènement.

Le lieu doit être accessible librement durant la plage horaire de l’évènement.

Matériel à prévoir

  • badges pour les participants et les animateurs (avec prénom et compétences)
  • badges et stickers “souvenir” avec le logo
  • café, thé, boissons, gâteaux pour tenir toute la journée
  • éventuellement : prévoir les repas
  • pour les animateurs, des objets sonores : moulin à musique, cloche, grelots, petites percus, gong, boîte à “meuh!”, bombarde. Cela permet de rythmer la journée et, lorsque c’est nécessaire, de capter l’attention des participants

Pour la phase de brainstorming :

  • beaucoup, beaucoup de post-it
  • des stylos/feutres, avec une pointe suffisamment épaisse pour être lus de loin, en nombre suffisant
  • des paperboard ou tout autre support pour afficher les post-it de façon visible
  • des gommettes

Pour les phases d’exploration et conception de l’idée :

  • beaucoup de papier, des grandes feuilles A3 ou A2 pour dessiner
  • du matériel de dessin : crayons, gommes, feutres, marqueurs…
  • paperboards ou tableaux blancs

Pour la phase de prototypage :

  • Papier, carton, sous diverses formes
  • Ciseaux, colle, scotch, agrafeuse, règle, compas…
  • Lego ou autres jeux de construction

Matériel numérique :

  • Ordinateurs portables
  • Tablettes
  • Ecran ou vidéoprojecteur
  • Multi-prises et rallonges

Éventuellement :

  • Composants Arduino
  • PirateBox / Widrop
  • Imprimante 3D
  • Composants RFID

De plus, les participants peuvent amener leur propre matériel : ordinateurs, matériel de dessin…

Rôle des animateurs

Les animateurs sont des personnes qui ont participé à l’organisation du projet, et qui seront sur place pour guider les participants, veiller au bon déroulement de chaque étape, faciliter, motiver, répondre aux questions, apporter de l’aide si besoin.

Comme les participants, il vaut mieux que l’équipe d’animateurs soit composée de compétences diverses : bibliothécaires, non-bibliothécaires, compétences en design, programmation, médiation…

Les animateurs ne sont pas attribués à une équipe en particulier, ils sont mobiles entre les différents groupes, mais peuvent aussi passer du temps avec l’une des équipes si le besoin se fait sentir.

Ils peuvent apporter leur compétences particulière aux équipes sur demande ou spontanément, mais doivent veiller à ne pas trop influencer le projet.

Les animateurs doivent s’assurer que chacun des participants se sent à l’aise, s’implique dans son projet, est écouté par les autres.

Ils s’assurent ainsi que quelques règles simples soient respectées :

  • bienveillance (respect de l’autre, on ne se coupe pas la parole, débats sereins)
  • pas de jugement (pas d’auto-censure, on ne juge ni ses idées ni celles des autres)
  • implication (contribution volontaire et respect des choix collectifs)

Ils veillent aussi au respect de la temporalité des étapes définies.

Si les participants documentent eux-mêmes le projet sur lequel ils travaillent, les animateurs s’occupent de documenter l’évènement global : ils prennent des photos, et notent pendant le debriefing ce qu’ils ont remarqué durant la journée.

La session de Biblio Remix à Rennes prenait place au sein d’un évènement ouvert à tous, au milieu d’expositions et d’ateliers. Du public entrait donc régulièrement dans la bibliothèque pour voir ce qui s’y passait. Les animateurs sont allés au devant de ces personnes pour leur expliquer le concept, et les projets en cours.

Nous étions en tout 8 animateurs (mais pas toujours tous présents en même temps) : Eric, Emilie, Benoît et Sonia, bibliothécaires, Léa, chargée de mission numérique en bibliothèque, Erwan, créateur de la Widrop, Elisa, fondatrice de Floss Manuals, Claire et Clotilde, étudiantes en design à l’école des Beaux-Arts.

Les animateurs ont choisi spontanément de participer au brainstorming et au vote des idées, mais nous aurions aussi pu décider de ne pas intervenir ni suggérer d’idées.

Les participants

Lors de la session de juin 2013, nous avions choisi de faire un système d’inscriptions avant l’évènement. L’avantage était de pouvoir réunir avant le jour J diverses informations sur les participants : nom, adresse mail. Sur le formulaire d’inscription, nous leur proposions également de cocher une ou plusieurs compétences : design, graphisme, programmation, bidouille, connaissance des bibliothèques, curiosité. Ces informations nous ont permis à la fois de surveiller la progression des inscriptions par jour et la diversité des profils, de relancer les inscrits à J-7, et de préparer les badges avec prénom et compétences.

Mais on peut tout à fait imaginer une entrée libre sans inscription préalable.

Il nous semble cependant important que les participants soient présents sur toute la durée de l’évènement, afin d’être pleinement impliqués dans la conception de leur projet : donc, arriver au début et ne pas partir avant la fin (sauf cas de force majeure bien sûr).

Il est important que les participants aient des profils variés, à la fois sur l’évènement dans sa globalité et au sein de chaque équipe : c’est le mélange entre des personnes qui ne travaillent pas sur les mêmes choses, qui ne pensent pas de la même façon, et qui ont rarement l’habitude  de se parler, qui fait la force de Biblio Remix. Si l’on ne met que des bibliothécaires par exemple, ou que des geeks, les résultats du brainstorming risquent d’être moins riches.

Enfin, il peut être intéressant de faire venir des personnes qui ne fréquentent pas les bibliothèques, et auront un regard encore différent sur la structure.

La communication

La communication autour de l’évènement est bien sûr primordiale pour faire venir des participants nombreux et variés. En fonction de l’organisation souhaitée, vous pouvez passer par divers canaux de communication. N’oubliez pas les réseaux spécialisés : bibliothécaires, associations locales aux objectifs similaires, tiers-lieux, Twitter…

Il est important de s’y prendre assez en avance, surtout si l’évènement s’étale sur une durée assez longue (un jour ou plus) : les gens devront prendre leurs dispositions pour s’assurer d’être présents.

Si vous établissez des inscriptions, pensez à relancer vos participants quelques jours avant l’évènement : un oubli est si vite arrivé.

Enfin, sur place, pensez à la signalétique : vos participants doivent savoir où aller (bibliothèque, sortie, toilettes…)

Pendant l’évènement, il est toujours intéressant de communiquer en direct sur ce qui se passe : live-tweet, photos… que ce soit les organisateurs comme les participants. Des personnes extérieures peuvent ainsi se tenir au courant, réagir, voire aider à distance.

1 – Présentation du projet
2 – La recette rapide

3 – Avant l’évènement

4 – Déroulement de la journée
5 – Après l’évènement
6 – Ressources

5 réflexions sur “Avant l’évènement

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